Hola amigos emprendedores. Hoy quiero mostrarles cómo se hace una cotización formal y darles algunos ejemplos y plantillas. Algo que puede parecer muy simple, pero que se necesitan de algunos trucos para darle un toque profesional, si apenas estás empezando. Vamos a resolver ¿Cómo HACER una COTIZACIÓN FORMAL en Excel? que también se les conoce cómo carta de cotización de servicios.
Veremos ejemplos en Excel, paso a paso y algunos tips de como hacer ó elaborar una buena cotización de producto en Excel. Al final, podrás descargar un formato cotizacion / plantilla formulada en Excel. Se pondrá bueno… ¡Quédate!
- I ¿QUÉ ES Y CÓMO SE HACE UNA COTIZACIÓN?
- II ¿CÓMO HACER UN FORMATO DE COTIZACION EN EXCEL?
- III ¿CÓMO HACER UNA COTIZACIÓN DE UN PRODUCTO?
- IV PUNTOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN UNA COTIZACIÓN FORMAL
- V EJEMPLOS DE COTIZACIONES / PRESUPUESTO
- VI DIFERENCIA DE UN FORMATO DE COTIZACIÓN Y UNA FACTURA
- VII ¿CÓMO REDACTAR UNA COTIZACIÓN?
- VIII ¿CÓMO REALIZAR UNA COTIZACIÓN FORMAL? – CONSEJOS
- IX PLANTILLA DE COTIZACION DESCARGABLE
¿QUÉ ES Y CÓMO SE HACE UNA COTIZACIÓN?
Una cotización de compra, es un documento ó modelo de cotización tipo carta, que muestra a tu prospecto (posible cliente) el precio real final que cobrarás por algún servicio o producto solicitado. Esto claro, sin ningún compromiso de compra. Un cliente puede pedir cotizaciones como ejemplo a varios proveedores para ver quien le ofrece el precio más bajo y con mejor calidad. Esto dependerá con cuál de todos hace la compra.
Seguramente tu has cotizado algún producto que esté a la venta. No necesariamente te han dado un documento, pero sí que has preguntado en varios lugares por el precio de unos jeans increíbles. Al final, compraste el que más te gustó y al menor precio. Eso es cotizar.
Para fines más profesionales, un proveedor entrega a su prospecto un documento que puede ir desde una hoja, hasta 5 ó 10, etc. Eso dependerá de la cantidad de productos o servicios que el prospecto te esté solicitando.
¿CÓMO HACER UN FORMATO DE COTIZACION EN EXCEL?
He pasado 4 años de mi vida revisando FORMATOS DE COTIZACIONES de diversos proveedores, y créeme que no es nada del otro mundo; cada quien le pone lo que más le conviene. Es decir, no hay una receta secreta con ingredientes específicos para poder hacer una buena cotización. Así que, no te estreses y mejor vamos a ver los puntos que no deben faltar en una cotización.
Esto, en el entendido que tú puedes agregar los items que más te gusten o convengan dependiendo del tipo de producto o servicio que estés ofreciendo. Al final sabrás como se hace una cotizacion y cuales son los elementos que deben estar incluidos en todas las cotizaciones.
No importa si eres un proveedor grande ó chico. Lo importante es que tengas formalidad en tus productos y en tus cotizaciones para que puedas captar más clientes y hasta poder cobrar más por tus servicios.
Si quieres saber cómo se hace una cotización en WORD, te recomiendo que apliques los mismos puntos que voy a mostrarte. Solo considera que hacerlo en Excel será mucho más fácil por que podrás sumar los precios y cantidades de tus productos más fácil. Te lo dejo a tu elección.
Al final te voy a dar algunos ejemplos de cotizaciones para que visualmente tengas idea de como redactar tu cotizacion. Además también te doy una PLANTILLA DE COTIZACION EN EXCEL GRATIS !!
¿CÓMO HACER UNA COTIZACIÓN DE UN PRODUCTO?
Seguramente ya habrás hecho o visto algún presupuesto de un producto de algún proveedor, así que mas o menos sabes de lo que hablo. Pero para que quede más claro, vamos a ver algunos puntos que no pueden faltar a la hora de hacer un presupuesto o cotización.
Si te interesa el mundo de las empresas y quieres aprender a manejar tus finanzas personales, entonces te recomiendo que cheques estos cursos de Coursera UNAM gratis. Créeme que te ayudarán un montón en tu vida financiera. No te pierdas mas adelante los ejemplos de cotizaciones
¿CÓMO HACER UNA COTIZACIÓN FORMAL PARA UNA EMPRESA?
Pasa lo mismo que en el punto anterior. Si una empresa está solicitando tus servicios, seguramente estarás buscando ¿Cómo hacer una cotización para una empresa?. Los puntos que a continuación voy a darte son los puntos necesarios que se deben incluir en cualquier cotización, no importa si es para una empresa ó para una persona.
En realidad, vamos a aprender cómo se hace una cotización formal que nos sirve para todas las situaciones. Al final puedes checar un ejemplo de cotizacion formal para una empresa. Te van a servir mucho por que son justamente como las cotizaciones que yo revisaba cuando trabajaba en una empresa.
Así que, vamos a ver los puntos que se deben incluir en una cotización formal para una empresa.
PUNTOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN UNA COTIZACIÓN FORMAL
Si te has preguntado ¿Cómo hacer una cotización de compra? ¿Cuál es el formato de una cotización ó presupuesto?, tranquilo por que aquí voy a mostrarte los elementos que deben estar incluidos en todas las cotizaciones. Checa los ejemplos de cotizaciones de compra y la plantilla descargable en Excel al final del artículo.
1.- RAZÓN SOCIAL Y DIRECCION DEL CLIENTE
Debe ir al principio de la cotización. Se pone tal cuál la razón social del cliente y su dirección fiscal. En caso de que sea una persona física, entonces solo pones el nombre de la persona que solicita tus servicios, pero hasta el punto número 3.
2.- TU LOGO
Sé que esto no te importa mucho si apenas vas empezando, pero con mayor razón tienes que hacer un logo, ya. Con esto darás un toque de profesionalismo e identidad al documento, con lo cuál, estarás brindando a tu prospecto seguridad de que no eres cualquier pelafustán.
3.- ATENCIÓN A:
Arriba colocaste la razón social del cliente, ahora vas a colocar el nombre de la persona quien te está solicitando. En caso de que sea la misma persona física, no tiene caso repetir la información.
4.- INTRODUCCIÓN A LA INFORMACIÓN
Algunos proveedores ponen un texto muy breve, a manera de introducción a la información solicitada. Vamos, así como para que no le llegue de golpe, pues.
Algunos textos que te pueden servir son:
– Me permito enviar la información solicitada
– Presento a su consideración la propuesta para… (tu producto ó servicio)
– Sírvase leer los costos solicitados para la propuesta…
5.- LISTA DE PRECIOS
Ahora sí. «A lo que te truje» Es momento de poner la información que te están pidiendo. Es decir, los precios. Te sugiero crear una tablita para que vayas desglosando cada uno de los items y sea más fácil la lectura de la información.
La tabla puede tener los datos tantos como necesites. Te quedará algo así:
Puedes agregar una columna para poner una pequeña foto en vez de la descripción, o cosas así. Sé muy creativo.
En la parte de subtotal, puedes ir sumando otros gastos que tu producto necesite. Por ejemplo, gastos de envío, gestión de permisos etc.
Si quieres saber cómo hacer una cotización de servicios en Excel, ve al final del artículo por que voy a regalarte un ejemplo de cotizacion en Excel / plantilla descargable formulada
6.- CONDICIONES DE VENTA
En este apartado es donde dejarás los puntos claros del proceso de compra-venta. Algunos puntos que pueden poner es:
– Anticipo del 50%
– Tiempos de fabricación
– Condiciones de entrega
En fin, cada proveedor pondrá sus especificaciones y condiciones.
7.- DESPEDIDA Y FIRMA
Terminando con un «Espero sea de su agrado» o cualquier cosa como esa estarás bien. Después tendrás que colocar tu Nombre y firma (Autógrafa si se puede) seguido de tu razón social, o nombre de la empresa en caso de no estar registrado aún.
8.- DATOS DE CONTACTO
En el mismo montoncito que el número 7, es bueno colocar tus datos para que se pongan en contacto contigo en caso de alguna duda o para cerrar el trato. Lo pongo en un punto aparte por que es importantísimo que no olvides este punto.
Créeme que muchas veces leí formatos de cotizaciones de servicios de personas que van empezando y se les olvidan los datos de contacto, por que pusieron demasiada atención a los precios. No cometas ese error.
EJEMPLOS DE COTIZACIONES / PRESUPUESTO
Para que no te me quedes con el ojo cuadrado, aquí te dejo un ejemplo de cotización. Sí, adivinaste. No se pusieron datos de contacto así que no busques el numero 8. Aquí algunos modelos de cotización de diversos proveedores que podrán servirte de ejemplo cotizaciones y presupuestos ó estimados de trabajo.
Como podrás ver, una hoja de cotizacion con diseño se ve mucho más agradable. Es decir. Si le imprimes un logo, y un orden a tu modelo de cotización entonces tendrás ventaja visual sobre los demás.
Checa EL EJEMPLO DE COTIZACIÓN de la plantilla descargable al final del post. Es gratis.
DIFERENCIA DE UN FORMATO DE COTIZACIÓN Y UNA FACTURA
Muchas personas tienen aún la duda de si una factura y una carta de cotizacion de productos, es el mismo documento, pero no. Una cotización como ya lo dijimos, es un documento con el cuál un proveedor muestra el precio final y las condiciones de compra venta a un prospecto.
Por su parte, una factura es un documento mercantil que refleja la información de compra venta seguido la información fiscal de ambas partes de la negociación, con el fin de reportar impuestos a la autoridad correspondiente.
Es decir, una factura contiene la misma información de una cotización de servicios, pero también contiene los datos fiscales emitidos por la autoridad correspondiente, para que el prospecto pague los impuestos por el producto que está comprando.
En resumen, no son lo mismo aunque contienen la misma información. Una factura es un documento emitido por la autoridad, y una cotizacion es emitida por un proveedor de productos y servicios.
¿CÓMO REDACTAR UNA COTIZACIÓN?
Redactar una cotización de servicios es muy fácil, por que no tienes que redactar grandes párrafos. Si leíste los puntos 4 y 7 anteriores, entonces habrás notado que te dejé algunos ejemplos como introducción y despedida de una cotización formal. Estos son los únicos textos que tendrás que redactar. Lo demás son puros datos, números y precios, dependiendo lo que te hayan pedido cotizar.
Así que si te estás preguntando ¿Cómo hacer una cotizacion de trabajo?, no te preocupes por la redacción y céntrate en los puntos que te dejé anteriormente. ¡Ve a checarlos nuevamente!.
¿CÓMO REALIZAR UNA COTIZACIÓN FORMAL? – CONSEJOS
Crear una cotización es muy fácil, sobre todo si ya tienes tus precios estipulados y tus clientes establecidos. Voy a darte algunos tips para que sepas como realizar una cotizacion más rápido y fácil. Al final podrás descargar una plantilla para cotización en Excel. Espero te sirvan de mucho estos consejos para hacer una cotizacion en Excel.
1.- TEN UN MACHOTE
Para que hagas tus cotizaciones más rápido, es necesario que tengas en Excel una hoja armada con todos tus datos para que solo cambies lo que vas a cotizar y al cliente al que vas a atender. Procura que el machote esté formulado para que no tengas que estar sumando cada vez que haces una carta de cotizacion de productos.
2.- TUS PRODUCTOS Y SERVICIOS ENLISTADOS
Aparte, crea una lista con los productos y servicios que ofreces con su respectivo precio unitario. De esta manera solo tendrás que copiar y pegar dependiendo lo que te hayan solicitado.
3.- ENTREGA EN NO MÁS DE 24 HORAS
Es importante que entregues una hoja de cotizacion en las primeras 24 horas después de la solicitud. Ten en cuenta que el prospecto estará cotizando con varios proveedores, así que la puntualidad y profesionalismo con que entregues su cotización, será una primera imagen de como entregarán el servicio. Puntos a tu favor.
PLANTILLA DE COTIZACION DESCARGABLE
Deja de preguntarte cómo hacer una cotización en Excel. Aquí encontrarás una plantilla ejemplo de una cotización para que puedas saber como hacer un presupuesto. Además ya está formulada. Solo debes poner tus datos y listo. Si pinchas en el botón tendrás un ejemplo de cotizacion en Excel como este. Ahora ya sabes como hacer cotizaciones. Ve abajo y descarga tu plantilla GRATIS.
Antes, quiero que sepas que estos pasos de cómo realizar una cotización, son para cualquier tipo de productos. Incluso para como hacer una cotizacion de obra. Todos los productos se pueden manejar en este tutorial de como hacer una cotizacion formal en Excel.
Creadora de Heyarqui.com. Arquitecta, loca por los viajes, vivir nuevas aventuras y ahora también soy mamá
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